Sejatinya setiap perusahaan memiliki data – data yang sangat penting. Data – data tersebut ada yang berbentuk soft file ada pula yang berbentuk hard file. Karena data sangat penting bagi suatu perusahaan maka diperlukan teknik penyimpanan yang tepat bagi data – data tersebut. Mungkin akan sangat mudah bagi suatu perusahaan menyimpan data yang berbentuk soft file, karena tinggal menyimpannya di perangkat elektronik.
Lalu bagaimana jika perusahaan ingin menyimpan data dalam bentuk hard file atau lembaran – lembaran kertas dengan aman? Karena biasanya jika kita menumpuk suatu berkas dalam jumlah yang banyak maka akan memungkinkan berkas itu menjadi rusak dan bahan akan sulit diidentifikasi. Maka dari itu, kini mulai dikembangkan teknologi EDC atau Elektronik data capture yang berfungsi untuk mengubah data dari hard file menjadi bentuk data base yang dapat disimpan dalam perangkat lunak.
Tentunya pengembangan teknologi EDC ini sangat bermanfaat bagi perusahaan. Kenapa? Karena dengan adanya EDC ini perusahaan sangat dimudahkan dalam penyimpanan data. Berikut ini beberapa manfaat adanya EDC bagi perusahaan , yaitu di antaranya adalah :
- Perusahaan tidak perlu menyiapkan gudang atau tempat penyimpanan file
Dalam hal ini ketika seluruh file perusahaan sudah dikonversikan ke dalam bentuk data base maka perusahaan sudah tidak perlu lagi memikirkan tempat penyimpanan file yang sangat banyak itu. Sehingga tempat di perusahaan dapat lebih efisien.
- Perusahaan tidak perlu khawatir lagi mengenai kondisi file
File dalam bentuk data base disinyalir akan lebih aman dibandingkan dengan file dalam bentuk lembaran – lembaran kertas. Maka dari itu ketika EDC dilakukan maka kondisi file perusahaan akan tetap utuh dan dapat di akses kapan saja di kemudian hari.
- Memudahkan perusahaan dalam mengidentifikasi data
Data yang sudah dikonversikan ke dalam bentuk data base akan lebih mudah untuk diidentifikasi dibandingkan data hard file. Bayangkan saja jika data perusahaan masih disimpan dalam bentuk kertas maka ketika hendak mencari data – data tertentu di kemudian hari maka akan sulit Karena bertumpuk – tumpuk. Maka dari itu, data capture sangat dibutuhkan di dalam teknik penyimpanan data di perusahaan.
