Jasa document imaging adalah suatu layanan yang diberikan oleh pihak tertentu untuk mengubah dokumen yang berupa kertas ( hard copy ) baik yang berisi data dalam bentuk tulisan tangan maupun hasil cetakan atau dokumen print, menjadi suatu dokumen dalam bentuk file komputer ( soft copy ). Untuk proses pemindahannya sendiri, sebuah dokumen yang berisi data berupa tulisan tangan maupun hasil cetakan akan masuk ke dalam sebuah alat untuk dilakukan proses pemindaian ( scanning ), setelah itu baru di ubah menjadi sebuah file komputer ( soft copy ) yang sifatnya sebagai bahan dokumentasi. Pengelolaan dokumen soft copy sendiri memerlukan penanganan khusus baik saat pemindahan ataupun penyimpanannya, karena dokumen soft copy sangat rentan terhadap ancaman virus, malware maupun hacker atau kerusakan dari arsip fisik tersebut.
Atas dasar permasalahan di atas maka jasa document imaging dari pihak penyedia layanan tersebut sangat diperlukan serta dibutuhkan, demi dokumen tersimpan dengan aman, rapi dan dapat dengan mudah di lihat kembali saat diperlukan. Hal-hal penting yang harus diperhatikan saat melakukan pengubahan dokumen dari hard copy menjadi soft copy adalah pengamanan arsip dari virus komputer, pemeliharaan arsip komputer.
Pemeliharaan tersebut bertujuan untuk file atau dokumen dapat ditemukan dengan mudah, pemeliharaan dokumen dapat dilakukan dengan memberikan nama pada masing-masing file yang disimpan, tanggal pembuatan dan informasi penting lainnya mengenai file tersebut. Membuat backup data dan disimpan melalui tempat penyimpanan yang aman seperti CD ataupun flashdisk, dan jangan lupa untuk tetap melakukan penyimpanan backup file secara tertata agar file selalu dalam keadaan baik bebas dari virus yang dapat merusaknya.
Anda dapat mempercayakan layanan document imaging pada Reycom Document solusi atau RDS, karena RDS menggunakan teknologi canggih dalam proses pengubahan dokumen hard copy dan tulisan tangan menjadi file komputer ataupun soft copy secara aman. Selain itu sistem backup data yang dikerjakan pun dilakukan dengan server database tersimpan dengan aman terhadap bahaya fisik seperti kebakaran dan kebanjiran, sehingga anda tidak perlu khawatir document akan hilang atau rusak.
