Dalam aktivitas perkantoran, segala sesuatu yang berhubungan dengan administasi merupakan hal yang sangat penting dilakukan oleh seorang sekretaris. Seperti dalam hal penanganan surat masuk harus dikerjakan dengan baik dan rapi dengan langkah-langkah sesuai prosedur. Pengurusan surat masuk adalah semua aktivitas yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, lalu tahap pengolahan atau penyelesaian hingga surat masuk tersebut tersimpan. Secara umum ada dua jenis kegiatan menangani surat masuk yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.
Penanganan surat masuk sistem buku agenda. Buku agenda merupakan suatu buku yang biasa dipergunakan untuk kepentingan mencatat berbagai surat masuk dan surat keluar dalam waktu satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat masuk dan keluar disebut agendaris. Buku agenda ini ada tiga macam yaitu Buku agenda tunggal atau campuran, adalah buku agenda yang biasa dipergunakan untuk kepentingan mencatat berbagai surat masuk dan surat keluar sekaligus secara runtut berurutan pada tiap halaman. Kedua adalah buku agenda berpasangan, adalah buku agenda yang memiliki fungsi mencatat surat masuk pada halaman bagian sebelah kiri dan surat keluar di bagian sebelah kanan atau bisa berposisi sebaliknya dengan memiliki nomor urut sendiri-sendiri. Buku agenda yang ketiga adalah buku agenda kembar, adalah buku agenda yang berfungsi untuk kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar dengan disediakan buku sendiri-sendiri.
Adapun beberapa istilah yang biasa digunakan dalam pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda seperti buku verbal, yaitu buku yang digunakan untuk kegiatan mencatat surat keluar dalam waktu satu tahun. Buku ekspedisi, merupakan buku yang digunakan untuk mengantar surat sekaligus sebagai tanda terima surat, orang yang bertugas dalam bidang ini disebut dengan ekspeditor. Buku arsip atau klaper, adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan dan terbagi menurut kode-kode surat yang memiliki nomor urutnya masing-masing. Disposisi adalah perintah dari pihak pimpinan secara singkat yang biasanya berkaitan dengan tahap penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan. Blanko konsep, adalah formulir atau blanko yang digunakan secara khusus untuk kepentingan membuat konsep surat yang akan dibuat. Blanko surat, adalah lembaran kertas surat dengan kepala surat yang tercetak untuk membuat surat keluar. Taklik, adalah suatu tanda atau paraf dari petugas yang memiliki tanggung jawab meneliti surat keluar setelah diketik sebelum ditandatangani oleh pihak pimpinan.
